El aumento de archivos en papel, planteó la necesidad de llevar este esquema a una solución computarizada que permitiera gestionar el ciclo de vida de los documentos y convirtiera los archivos de papel a documentos electrónicos, y para ello se incorporaron nuevas tecnologías y funcionalidades como el empleo de las imágenes digitales, el reconocimiento de caracteres, la indexación, entre otros, hecho que produjo grandes beneficios en la captura de datos y la gestión de conocimiento. La captura de datos mediante imágenes es el resultado de la combinación de un conjunto de técnicas disponibles (captura de imágenes, compresión-descompresión ultrarrápida, programación orientada a objetos, reconocimiento de caracteres...) con el fin de proporcionar sistemas de entrada de datos más eficientes que los tradicionales, dado que el porcentaje de horas de mano de obra que ahorran sobre la entrada tradicional se encuentra entre el 50 y el 80 por ciento.